Finanzas
Facturación electrónica
Por Bruno Cosentino

Internet, páginas web, email, ebanking, SMS, ecommerce, entre otras, son herramientas incorporadas, algunas por necesidad y otras por imposición, utilizadas naturalmente en cualquier operación comercial de rutina. Queda un fenómeno en la lista que todos veíamos venir: factura Electrónica o FE. La AFIP efectivizó en 2008 mediante la RG 2485 esta herramienta de doble faz. Sirve como fuente de información para la dependencia y maximiza los procesos para los contribuyentes. También existe una faz menos pensada: el medio ambiente, que permite a las empresas emitir electrónicamente facturas, notas de débito, así como crédito y recibos A y B.

La AFIP fue incorporando contribuyentes al régimen de manera obligatoria (por rubros, por actividad, por montos, etc.) o bien de manera optativa. Mientras todo este lanzamiento se concretaba, no dejaba de anunciar que la incorporación de todos los contribuyentes era sólo cuestión de tiempo.

2010 ya demostró ser un año prometedor en este asunto tras las recientes aprobaciones de las RG 2758 y la RG 2757.

Hay que destacar que desde el principio de esta historia se otorgó al contribuyente, la posibilidad de incorporarse de manera optativa. Esta lógica responde a los beneficios que se reportan. Facturar on line prescindiendo del papel se traduce en baja de costos en insumos de impresión, el archivado físico, el correo convencional, cadetes, combustible, tiempo de personal abocado, etc.

Se estima que el 50% de las tareas de administración corresponden a la facturación, que el costo de una factura tradicional va de los $5 a los $15 dependiendo del volumen y que la factura electrónica puede reducir hasta un 60% el costo. 

Estos contribuyentes que optaron ya recorrieron el camino, pero es importante conocer las claves para aquellos que sean notificados a partir de ahora.

Responsables inscriptos

El procedimiento será muy simple. Una vez notificados, los contribuyentes ya están incluidos en el régimen a partir de la fecha informada por lo que, se sobreentiende que no será necesario empadronarse. Habrá que declarar un punto de venta o varios específicos para esta modalidad. Este es un trámite online en el sitio de la AFIP mediante clave que puede llevar 15 minutos.

Un comprobante electrónico original se constituye básicamente como tal por: prescindir del papel y tener un formato electrónico, contener todos los ítems básicos de un comprobante común y lo más importante, contener el CAE (código de autentificación electrónica) provisto por AFIP. Sin este ultimo, el comprobante no tiene validez.

Para obtener el CAE existen dos métodos:

- “Comprobantes en Línea”: Es un servicio gratuito de usuario y clave provisto por la AFIP. Es un formulario de llenado de datos múltiples. Esta limitado a 2400 comprobantes anuales y de uso manual. No es integrable a otros sistemas. No requiere de resguardo de duplicados y registros.

- “Servicios Web”: Comunicación automatizada con servidores de la AFIP. No requiere de intervención manual necesariamente. Permite la gestión integral del comprobante. Administra bases de datos, permite el envío y seguimiento y puede reportar duplicados y registros dependiendo de quien lo provea o desarrolle. Articulable con cualquier sistema de gestión o ERP. Puede implicar ciertos costos por comprobante.

Situarse en la práctica también ayuda a bajar las barreras en cuanto a este cambio. Pensemos en que desde una PC se puede:

-    Confeccionar el comprobante sin necesidad de papel, resmas, talonarios, impresoras, cartuchos, toner.
-    Autorizarlo en menos de 5 segundos online.
-    Enviarlo por email
-    Obtener reportes de autorizado, enviado, acuse de recibido, pendiente, etc.
-    Contar con listado con filtros de búsqueda de cualquier tipo
-    Archivar sin necesidad de espacio físico.

Es importante saber que para quienes ya tengan un Sistema de Gestión, de facturación o ERP incorporado no deberán cambiarlo necesariamente. Hoy es muy común implementar interfaces entre los diversos sistemas en función a sus utilidades.

En general, conjuntamente con esta resolución deberá cumplirse con la RG 1361, que estable el Régimen de Almacenamiento y Registración Electrónica de Duplicados. Este procedimiento queda atado a la modalidad de facturación implementada para cada contribuyente y al sistema de soporte o servicio a utilizar. En caso de contratar un servicio, dependiendo del proveedor, queda resuelto como herramienta dentro del paquete.

Exportadores

Los plazos para aplicar esta obligación se prorrogaron al 1º de mayo para las denominadas "aduanas domiciliarias" y 1º de julio para los demás exportadores.

Algunos puntos a tener en cuanta para comprobantes E:

- Contribuyentes responsables inscriptos en IVA y en los registros especiales aduaneros.
- No es necesario empadronarse.
- Debe declararse un punto de venta exclusivo para Factura E (trámite online)

AFIP agrega un nuevo servicio gratuito exclusivo para facturas E: Facturador Plus. Tiene la capacidad de captura y exportación de datos para su posterior gestión independiente. Devuelve el CAE, es decir, autoriza el comprobante pero no permite el envío, archivado o gestión del comprobante. Debe manejarse de manera semi-manual. Para un máximo de 50 comprobantes mensuales.

También quedan a disposición los sistemas: Comprobantes el Línea o Facturador en Línea y Servicios Web tal como fueron descriptos para Factura Electrónica.

En el caso de utilizar factura electrónica para respaldar operaciones de exportación de servicios la misma es optativa. Quedan exceptuadas las destinaciones de exportación realizadas bajo la modalidad de exportación por cuenta y orden de terceros